Estatuto

 

 

ESTATUTO DE LA ASOCIACIÓN DE FUNCIONARIOS DIPLOMÁTICOS DEL PERÚ EN ACTIVIDAD
 
TITULO I
DE LA DENOMINACIÓN, FINES, DOMICILIO Y DURACIÓN
ARTICULO 1.-
 
La Asociación se denomina ASOCIACIÓN DE FUNCIONARIOS DIPLOMÁTICOS DEL PERU EN ACTIVIDAD (AFDA), la cual constituye una asociación civil de derecho privado sin fines de lucro, autónoma, independiente de duración indefinida y ajena a toda actividad político-partidaria y religiosa, con domicilio en la ciudad de Lima. Está integrada por miembros del Servicio Diplomático del Perú en situación de actividad, a quienes se denominará asociados. Sus fines, estructura y actividades se regirán por el presente estatuto, sus reglamentos y, en lo no contemplado por ellos, por las normas del Código Civil y demás disposiciones legales vigentes que le sean aplicables, así como por los Principios Generales de Derecho.
 
ARTICULO 2.-
 
Son fines de la Asociación:
a)         Fomentar entre sus asociados la camaradería y el espíritu de unión.
b)         Contribuir al bienestar de los asociados mediante la promoción y administración de programas de ayuda mutua, salud, jubilación, entre otros.
c)         Apoyar en la medida de sus posibilidades, las actividades programadas por la Asociación de Funcionarios del Servicio Diplomático del Perú (AFSDP)
d)         Promover el respeto y la defensa de los derechos de los asociados como beneficiarios de los programas establecidos de conformidad con este estatuto.
 
TITULO II
DE LOS PROGRAMAS
ARTICULO 3.-
 
Para la consecución de sus fines, la Asociación podrá organizar y/o administrar programas de asistencia, celebrar contratos, realizar actividades con sujeción al presente estatuto y a la legislación vigente; tales como:
a)         Organizar programas voluntarios de ayuda mutua entre los asociados y de solidaridad con los funcionarios diplomáticos en retiro;
b)         Contratar y/o administrar seguros de asistencia médica, de vida, accidentes, entre otros;
c)         Otros programas orientados al bienestar y la solidaridad de sus asociados, como la creación de fondos de jubilación, de asistencia financiera para sus asociados, entre otros.
 
ARTICULO 4.-
 
 Los programas de la Asociación, de conformidad con lo establecido en el articulo precedente, se regirán por el presente estatuto, sus propios reglamentos y por la legislación vigente.
 
ARTICULO 5.-
 
Para la aprobación, modificación y/o disolución de los programas de la Asociación se requiere de las mismas exigencias que el estatuto establece para su modificación y/o disolución de la Asociación.
 
TITULO III
DE LOS ASOCIADOS
ARTICULO 6.-
 
Son asociados los funcionarios del Servicio Diplomático del Perú en situación de actividad que se encuentran en dicha condición de conformidad con la Ley del Servicio Diplomático. La Asociación llevará un libro denominado "Libro Registro de Asociados", el mismo que deberá mantener actualizado y en el que se inscribirá el nombre, categoría diplomática, domicilio y fecha en la que sus asociados dejan la situación de actividad.
 
ARTICULO 7.-
 
Los asociados abonarán cuotas mensuales ordinarias para el sostenimiento administrativo de la Asociación, así como las cuotas extraordinarias a que hubiere lugar, en los montos propuestos por el Consejo Directivo, con la aprobación de la Asamblea General. El monto de las cuotas mensuales será diferenciado para los asociados de servicio en el exterior o que se encuentren prestando servicios en organismos internacionales, de aquellos asociados de servicio en el Perú o con licencia de estudios.
 
ARTICULO 8.-
 
Son derechos de los asociados:
 
a)         Participar en la Asamblea General con voz y voto;
b)         Elegir y ser elegidos miembros del Consejo Directivo, del Consejo de Vigilancia, del Consejo de Honor, y de las comisiones que se integren en la Asociación, con las limitaciones y condiciones señaladas en el presente estatuto;
c)         Conocer la marcha administrativa y financiera de la Asociación;
d)         Participar en los programas contratados y ofrecidos de conformidad con lo establecido en sus respectivos reglamentos;
e)         Participar en las comisiones o grupos que se conforman para estudiar asuntos específicos.
 
ARTICULO 9.-
 
Son deberes de los asociados:
 
a)         Cumplir las normas y disposiciones del presente estatuto, sus respectivos reglamentos, así como los acuerdos de la Asamblea General, del Consejo Directivo y demás órganos de la Asociación;
b)         Pagar puntualmente las cuotas señaladas en el artículo 7 del presente estatuto;
c)         Coadyuvar en cualquier otra forma a los fines de la Asociación y a velar por su prestigio;
d)         Colaborar activamente en las diferentes actividades de la Asociación inherentes a sus objetivos;
e)         Asistir a las asambleas generales;
f)          Los demás deberes, sean específicos o no, que se deriven del presente estatuto, de sus reglamentos, de las disposiciones internas de la Asociación y de los acuerdos de la Asamblea General, del Consejo Directivo y demás órganos de la Asociación.
 
ARTICULO 10.-
 
La condición de asociado se pierde:
 
a)         Por dejar la situación de actividad del Servicio Diplomático del Perú.
b)         Por incumplimiento en el pago de tres cuotas de sostenimiento administrativo de la Asociación.
c)         Por recomendación del Consejo de Honor y aprobación de la Asamblea General cuando el asociado haya atentado contra los fines de la Asociación.
d)         Por renuncia escrita del asociado.
 
La pérdida de la condición de asociado, de conformidad con el presente estatuto, puede acarrear la cancelación de sus beneficios en los distintos programas que promueva y/o que administre la Asociación.
 
TITULO IV
DE LOS ÓRGANOS DE LA ASOCIACIÓN
ARTICULO 11.-
 
Los órganos de la Asociación son los siguientes:
 
a)         La Asamblea General;
b)         El Consejo Directivo;
c)         El Consejo de Vigilancia;
d)         El Consejo de Honor
 
ARTICULO 12.-
 
La Asamblea General es la autoridad máxima y el órgano supremo de gobierno de la Asociación en la que participan todos los asociados con derecho a voz y voto. Los asociados que se encuentran de servicio en el exterior pueden realizar manifestaciones por escrito, o votar directamente por medios electrónicos, o a través de sus representantes designados.
La Asamblea General se reunirá obligatoriamente cuando menos una vez al año dentro de los tres meses siguientes a la terminación del ejercicio económico anual, para tratar los siguientes asuntos:
 
a)         Aprobar o desaprobar la memoria anual y los estados financieros y el informe sobre la situación patrimonial de la asociación que el Consejo Directivo le debe presentar anualmente;
b)         Elegir cada dos años a los miembros del Consejo Directivo, del Consejo de Vigilancia y del Consejo de Honor.
c)         Resolver sobre los demás asuntos que le sean propios, conforme al presente estatuto y sobre cualquier otro consignado en la convocatoria
 
Asimismo, compete a la Asamblea General tratar, entre otros, los asuntos siguientes:
 
a)         Acordar la modificación del estatuto;
b)         Acordar la disolución de la Asociación;
c)         Acordar la remoción y/o la sustitución en caso de vacancia múltiple de los miembros del Consejo Directivo, del Consejo de Vigilancia o del Consejo de Honor;
d)         Acordar la separación de un asociado en el caso previsto en el Artículo 10° inciso c);
e)         Aprobar la política de la institución de conformidad con el artículo 2° del presente estatuto. Aprobar asimismo los reglamentos que se elaboren sobre los aspectos específicos relacionados con las actividades de la Asociación, así como sus modificaciones y ampliatorias, estando facultada la asamblea para delegar estas funciones al Consejo Directivo cuando así lo determine;
f)          Establecer las cuotas mensuales ordinarias y extraordinarias de los asociados para el sostenimiento administrativo de la Asociación;
g)         Resolver todos los asuntos para la que haya sido especialmente convocada que no estén previstos en este estatuto y sus reglamentos, cuya competencia no esté reservada a otros órganos. Resolver las cuestiones que someta el Consejo Directivo o los asociados en porcentaje no menor al veinte por ciento de los inscritos en el "Libro de Registro de Asociados", que cuenten con sus derechos expeditos.
 
La Asamblea General es convocada por el Presidente del Consejo Directivo de la Asociación, cuando lo acuerde dicho Consejo Directivo o cuando lo soliciten no menos del veinte por ciento de los asociados.
 
La Asamblea General será presidida por el Presidente del Consejo Directivo, o en su ausencia, por el Vicepresidente y, en caso de impedimento de éste último, por otro miembro del Consejo Directivo designado por éste para tal efecto.
 
La convocatoria a Asamblea General Obligatoria Anual será realizada con una anticipación no menor de diez días a la fecha fijada para su celebración; en tanto que para las demás asambleas generales la convocatoria será realizada con una anticipación no menor a tres días. En ambos casos, el aviso se efectuará mediante citación escrita a todos los asociados indicando día, hora y lugar de reunión y el objeto de la misma. Podrá hacerse constar la fecha y la hora en la que, si procediera, se reunirá la asamblea en segunda convocatoria. Entre la primera y segunda convocatoria deberá mediar, cuando menos media hora.
(*) Para la validez de las reuniones de la Asamblea General se requiere, en primera convocatoria, la concurrencia de más de la mitad de los asociados. En segunda convocatoria bastará, la presencia del 15% de los asociados. Los acuerdos se adoptan con el voto de más de la mitad de los miembros concurrentes.
 
Para modificar el estatuto, sus reglamentos o para disolver la Asociación, se requiere en primera convocatoria la asistencia de más de la mitad de los asociados. Los acuerdos se adoptan con el voto de más de la mitad de los miembros concurrentes. En segunda convocatoria, los acuerdos se adoptan con las dos terceras partes de los asociados que asistan y que representen no menos del 20% de los asociados.
 
El número de asociados que conforman la Asociación se determina sobre la base de los que se encuentran inscritos en el "Libro de Registro de Asociados" y estén al día en sus obligaciones con la Asociación.
 
Los asociados que presten servicio en el exterior podrán ser representados por otro asociado en las asambleas generales, así como en los actos, que estimen pertinentes realizar ante la asociación mediante poder otorgado por documento privado y solo con carácter especial para cada asamblea o acto; salvo que haya sido otorgado por escritura pública y con carácter general, en cuyo caso tendrá validez para cualquier asamblea y actos en general. Los poderes otorgados para representación en asambleas generales deberán ser registrados con una anticipación no menor de cuatro horas a la hora señalada para la realización de la asamblea.
 
Los asociados que presten servicios en el Perú y que por razones de fuerza mayor estén imposibilitados de concurrir a las asambleas generales, podrán ser representados sólo con carácter especial para cada asamblea, por un asociado quien deberá ser acreditado mediante comunicación dirigida al Presidente del Consejo Directivo, la que deberá ser registrada con una anticipación no menor de cuatro horas a la hora señalada para la realización de la asamblea.
 
Los asociados presentes podrán representar a un máximo de tres asociados y votar en nombre de sus representados.
 
La asamblea no podrá adoptar decisiones por voto sobre asuntos que no hayan sido previamente incluidos en la convocatoria. La asamblea podrá adoptar decisiones, sobre materias que no hayan sido previamente incluidos en la convocatoria, siempre y cuando sea por unanimidad.
 
ARTICULO 13.-
 
El Consejo Directivo es el órgano ejecutivo y representativo de la Asociación, encargado de velar por el cumplimiento del estatuto, de la aplicación de los acuerdos adoptados por la Asamblea General y de dictar las pautas adecuadas para la buena marcha de la institución en estricta sujeción con las normas que establece el presente estatuto. El Consejo Directivo es elegido cada dos (2) años con el voto directo de los asociados pudiendo ser reelegido. Estará compuesto por siete (7) miembros:
 
1) Presidente
2) Vicepresidente
3) Secretario
4) Tesorero
5) Vocal
6) Vocal
7) Vocal
 
Para ser elegido miembro del Consejo Directivo, el asociado deberá estar al día en sus obligaciones con la Asociación. El cargo de miembro del Consejo Directivo es personal y en ningún caso será delegable. El cargo de Presidente será ejercido por un asociado con categoría de Embajador, quien conjuntamente con los demás miembros del Consejo Directivo, deberá encontrarse prestando servicios en el Perú.
 
Los vocales desempeñan las funciones específicas que le encomiende el Consejo Directivo y que no competan a los miembros restantes. El Consejo Directivo se renueva al término de su período, incluyendo a aquellos miembros que fueron designados para completar períodos. El período de gestión del Consejo Directivo se renueva, luego que la Asamblea General haya considerado los estados financieros del último ejercicio y elegido al nuevo Consejo Directivo.No obstante, permanecerá en el ejercicio de sus funciones, aunque hubiese concluido su período, mientras no se produzca nueva elección.
 
ARTICULO 14.-
 
El quórum para las sesiones del Consejo Directivo es de (4) cuatro de sus miembros y las decisiones se toman por mayoría simple.
 
El Consejo Directivo se reunirá mensualmente y/o cada vez que sea convocado por el Presidente o lo soliciten cuando menos tres de sus integrantes.
Se puede prescindir de la convocatoria, cuando se encuentren presentes todos los integrantes del Consejo Directivo y acuerden por unanimidad la celebración de la reunión.
 
ARTICULO 15.-
 
Salvo en el caso de la presidencia, el Consejo Directivo solo está facultado para cubrir por designación hasta tres cargos vacantes durante su mandato
De superarse dicho número o de presentarse simultáneamente cuatro o más vacantes, el Consejo Directivo deberá convocar a elecciones para dichos cargos, a fin de que las vacantes producidas sean cubiertas en un lapso no mayor de sesenta días. De igual modo se procederá en el caso de vacancia de la presidencia.
 
ARTICULO 16.-
 
El Consejo Directivo tiene todos los poderes generales y especiales que requiere la representación y administración de la Asociación, exceptuándose aquellos que están reservados expresa y exclusivamente a la Asamblea General.
 
Corresponde al Consejo Directivo, bajo responsabilidad solidaria:
 
a)         Dirigir las actividades de la Asociación, así como promover y administrar sus programas de acuerdo con los fines señalados en el artículo 3° del presente estatuto;
b)         Cumplir y hacer cumplir las disposiciones establecidas en este estatuto y en los reglamentos de los diferentes programas creados o por crearse de esta Asociación;
c)         Representar a la Asociación ante los poderes públicos e instituciones oficiales y particulares;
d)         Elevar la memoria anual y los estados financieros del período correspondiente, a la Asamblea General para su aprobación y designar a los auditores externos propuestos por la gerencia;
e)         Presentar el presupuesto anual a la Asamblea General para su aprobación;
f)          Designar árbitros así como comisiones temporales para fines específicos;
g)         Realizar todos los actos y celebrar contratos, en general así como autorizar los gastos administrativos y operativos requeridos para el cumplimiento de los fines y programas de la Asociación de conformidad con el presente estatuto y sus reglamentos;
h)         Organizar la oficina de la Asociación y determinar las normas para su funcionamiento, pudiendo nombrar, contratar y separar funcionarios y empleados, fijándoles sus obligaciones, facultades y remuneraciones;
i)          A tenor del artículo 10 y previa recomendación del Consejo de Honor, considerar las solicitudes de reincorporación que le sean presentados por los funcionarios diplomáticos que dejaron de ser asociados con cargo a dar cuenta de la Asamblea General;
j)          Resolver las cuestiones planteadas por los asociados relativas a los distintos programas en los que participe;
k)         Aceptar donaciones;
Conocer y resolver todos los demás asuntos que de acuerdo al estatuto no estuviesen reservados a la Asamblea General
El Vicepresidente remplaza en forma interina al Presidente en caso de ausencia, impedimento o enfermedad hasta por 60 días continuados, gozando de las mismas facultades del remplazado. Vencido dicho plazo sin que el Presidente reasuma sus funciones el cargo será declarado vacante.
En caso de vacancia de la presidencia, el Vicepresidente asumirá interinamente el cargo, debiendo proceder conforme a lo señalado en el segundo párrafo del artículo 15 del presente estatuto.
 
ARTICULO 17.-
 
El Consejo de Vigilancia es el órgano encargado de supervisar las actividades de la Asociación y fiscalizar los actos y la gestión administrativa del Consejo Directivo, en resguardo de los intereses de los asociados.
 
El Consejo de Vigilancia es elegido por un período de (2) dos años, correspondientes con el término de gestión del Consejo Directivo. Estará integrado por (3) tres asociados.
 
En cumplimiento de su función el Consejo de Vigilancia presentará al Consejo Directivo los informes y las recomendaciones que estime pertinente para la buena marcha de la Institución, tanto desde el punto de vista económico y financiero como del cumplimiento de los fines y objetivos de la asociación.
 
Para el cumplimiento de sus funciones, los miembros del Consejo de Vigilancia pueden practicar inspecciones y examinar los libros y documentos de la Asociación, así como, por decisión unánime registrada en acta, disponer auditorias cuando consideren que existan razones fundadas para ello. Para tales fines, podrán ser asesorados por profesionales especializados. Los gastos que esta fiscalización demande serán asumidos por la Asociación.
 
El Consejo de Vigilancia se reunirá cada vez que uno de sus miembros lo solicite. El asociado de mayor antigüedad actuará como coordinador.
 
Las decisiones que adopte el Consejo de Vigilancia serán por unanimidad y la responsabilidad es solidaria, por cuanto su función primordial es cautelar la buena marcha de la Asociación, de conformidad con el presente estatuto y las disposiciones legales pertinentes.
 
ARTICULO 18.-
 
El Consejo de Honor es el órgano encargado de investigar situaciones de hecho y de evaluar la separación de asociados en relación con el Artículo 10 inciso c) del presente estatuto, sea por iniciativa propia o por encargo expreso del Consejo Directivo.
El Consejo de Honor estará integrado por (5) cinco asociados quienes serán elegidos por un período de (2) dos años en elecciones simultaneas a la del Consejo Directivo y el Consejo de Vigilancia.
En los casos señalados en el primer párrafo de este artículo, el Consejo de Honor someterá su dictamen, aprobado por mayoría de sus integrantes, a consideración de la Asamblea General.
En los casos de reclamaciones planteadas por los asociados participantes de los programas de la Asociación, la decisión final, será adoptada por el Consejo Directivo de la Asociación.
 
TITULO V
DEL RÉGIMEN ELECTORAL
ARTICULO 19.-
 
El Comité Electoral estará conformado por tres (3) asociados que serán designados por el Consejo Directivo.
El Comité Electoral organiza el proceso electoral, recibe las listas de candidatos, supervisa el acto electoral, custodia la reserva de los votos recibidos, realiza el escrutinio y proclama a las listas ganadoras por mayoría simple.
Cada lista podrá acreditar un personero para acompañar el proceso electoral. Las observaciones que pudieran presentar los personeros serán resueltas en el acto por el Comité Electoral, siendo sus decisiones inapelables.
 
ARTICULO 20.-
 
Los asociados presentarán listas independientes por cada uno de los consejos a elegir, las que deberán ser apoyadas por un mínimo del cinco por ciento (5%) del total de los asociados.
 
TITULO VI
DE LA ADMINISTRACIÓN Y ASESORÍA FINANCIERA
ARTÍCULO 21.-
 
La Asociación contará con un gerente, que tendrá a su cargo la oficina administrativa y la administración de los programas desempeñando sus actividades de conformidad con los lineamientos señalados por el Consejo Directivo en aplicación de este estatuto, de sus reglamentos y del manual de organización y funciones.
TITULO VII
DEL PATRIMONIO DE LA ASOCIACIÓN
ARTICULO 22.-
 
Forman parte del patrimonio de la asociación:
a) Los excedentes de las cuotas mensuales de los asociados;
b) Los excedentes de las cuotas extraordinarias que se acuerden;
c) Los excedentes que pueda generar la administración de los diferentes programas;
d) Las donaciones que se hicieran a su favor, así como las ya existentes;
e) Los intereses de depósitos y colocaciones;
f) Los bienes muebles e inmuebles
TITULO VIII
DE LA DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN
ARTICULO 23.-
 
Son causales de disolución de la Asociación:
a) La declaración de quiebra;
b) El acuerdo de sus asociados.
 
ARTICULO 24.-
 
Producida la disolución de la Asociación, la misma Asamblea General facultará al Consejo Directivo en funciones para que, constituido en comisión liquidadora, proceda a liquidar el patrimonio de la asociación, cuyos activos serán donados, de acuerdo a ley, a la institución de fines similares que señale la misma Asamblea General. El Acta de la comisión liquidadora deberá ser elevado a escritura pública y dicha comisión designará a la entidad que conservará en calidad de depósito los libros y documentos de la Asociación por el tiempo que sea necesario.
El patrimonio, los bienes muebles, inmuebles y en general todos los bienes de la asociación no podrán ser distribuidos entre los asociados ni destinados por ningún motivo a fines distintos para los cuales se constituyó la Asociación.
 
TITULO IX
RELACIÓN CON OTRAS ASOCIACIONES DE 
FUNCIONARIOS DIPLOMÁTICOS DEL PERÚ
 
ARTICULO 25.-
 
La Asociación a través de su Consejo Directivo mantendrá contacto informativo con la Asociación de Funcionarios del Servicio Diplomático del Perú (AFSDP) y con la Asociación de Funcionarios Diplomáticos en Retiro (AFDR) sobre aquellos asuntos de interés común para sus respectivos asociados.
 
ARTICULO 26.-
 
El Consejo Directivo de la Asociación podrá acordar con cualquiera de los Consejos Directivos de la AFSDP y/o de la AFDR el desarrollo de proyectos y actividades conjuntas orientadas al bienestar de sus asociados, los que serán regulados, cuando fuese necesario, por reglamentos ad-hoc que deberán ser previamente aprobados por la Asamblea General de la Asociación.
 
ARTICULO 27.-
 
En la medida de sus posibilidades, la Asociación podrá colaborar con la asignación temporal de personal y recursos logísticos que le sean requeridos por la AFSDP para el desarrollo de sus actividades institucionales.
 
TITULO X
DEL ARBITRAJE
ARTICULO 28.-
 
Cualquier discrepancia o controversia entre la Asociación y sus asociados, o entre aquella y los beneficiarios o sucesores de los asociados, que pudiera suscitarse como consecuencia de la aplicación, ejecución, interpretación o alcance del presente estatuto, de los reglamentos de los programas que administre, así como la responsabilidad u obligación de la Asociación sobre materia relacionada con las correspondientes actividades o sus fines, o por cualquier otra causa sin excepción alguna, inclusive las de orden extra contractual, será resuelta por medio de un arbitraje de derecho en la ciudad de Lima.
Lo dispuesto es de aplicación a la Asociación, a los asociados o a los administradores aun cuando al momento de suscitarse la controversia hubiesen dejado de serlo, así como a los terceros que al contratar con la Asociación se someten a la cláusula arbitral.
 
DISPOSICIÓN TRANSITORIA
 
PRIMERA.-
 
Los derechos adquiridos de los asociados con arreglo a las normas del anterior estatuto de la Asociación, se regirán por las normas de aquél hasta su conclusión.
 
SEGUNDA.-
 
Lo dispuesto en el artículo 23 del Estatuto modificado por el presente, mantendrá su vigencia hasta que la Asociación y el Ministerio de Relaciones Exteriores suscriban el convenio de administración de las pólizas de Salud y de Vida para los Funcionarios Diplomáticos que prestan servicios en el Perú y en el exterior.
 
DISPOSICIONES FINALES
 
PRIMERA.-
 
El presente estatuto entrará en vigencia una vez sea aprobado por la Asamblea General.
 
SEGUNDA.-
 
El Consejo Directivo queda encargado de elevar a escritura pública y de solicitar su inscripción en los Registros Públicos, dentro de los treinta días siguientes a la fecha de su aprobación.
 
 
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(*) Párrafo modificado en asamblea general extraordinaria el 19-02-2004 
 
 
 
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